Esta es una pregunta que muchos de nuestros clientes se plantean. Si tú también quieres saber cómo se hace una copia de seguridad de correos de un negocio, sigue leyendo.
Quizás pienses que no es ningún misterio, pero no deberías dar nada por obvio hasta que te pongas con ello y compruebes si, efectivamente, es tan sencillo como parece. Analicemos mejor qué es una copia de seguridad para correos electrónicos y cuál es la manera más funcional y sencilla de hacerlo con los de tu negocio.
¿Qué es la copia de seguridad de correos de un negocio?
También llamada “backup”, la copia de seguridad es una réplica, con los datos originales, que se almacena en una ubicación alternativa ante pérdidas, fallos técnicos o ciberataques.
Una copia de seguridad de correos electrónicos, tanto de negocios como personales, es imprescindible para garantizar la seguridad y la disponibilidad de los datos en caso de que los originales se encuentren comprometidos o inaccesibles.
Internamente, la copia de seguridad selecciona, comprime, cifra (si es necesario) y transfiere los datos a un lugar seguro donde almacenarlos. En caso de pérdida de los datos originales, podemos restaurarlos si disponemos de este tipo de copia.
Correos de un negocio
Para hacer una copia de seguridad de correos de negocio existen varios métodos, pero antes de analizarlos, comprendamos su importancia:
- Los correos electrónicos contienen mucha información sensible y relevante dentro de un negocio y sus operaciones.
- Perder dicha información puede tener consecuencias muy graves, tanto económicas como de credibilidad y confianza, además de los posibles daños que terceras personas puedan hacer con la información filtrada.
- La copia de seguridad es la garantía de la continuidad del negocio.
¿Cómo se hace la copia de seguridad de los correos de un negocio?
Dependiendo del servicio de correo, hay varias formas de hacer copias de seguridad:
1.- A través del cliente de correo (Outlook, Thunderbird, etc.)
- Outlook: puedes exportar los correos electrónicos a un archivo .PST, seleccionando las carpetas que deseas respaldar.
- Thunderbird: se realiza mediante la función de exportación o complementos como ImportExportTools NG, que permite guardar los correos en formatos como .EML o .MBOX.
2.- Mediante servicios en la nube
- Google Takeout: permite descargar tus correos en formato .MBOX, que puede ser guardado en un disco duro local o en un servicio de almacenamiento en la nube.
- Herramientas de terceros: aplicaciones que permiten realizar copias de seguridad de correos desde diversas plataformas.
3.- Automatizadas
- Algunas soluciones de almacenamiento en la nube o servidores de correo de empresa permiten configurar copias de seguridad automáticas. Esto garantiza que la información esté siempre a salvo sin necesidad de intervención manual.
Organiza tu bandeja de entrada
¿Te suenan esas bandejas en las que hay unos dos mil correos, mil sin leer y los mil restantes sin clasificar? Recuerda que el mal se lucra del caos, y es muy fácil caer en riesgos por culpa de una bandeja de correo desorganizada.
¿Cómo podemos solucionar esto?
- Creando carpetas o etiquetas: así podrás clasificar los correos según proyectos, clientes, grado de urgencia, etc. Es mucho más fácil identificar así los correos que necesitas respaldar.
- Eliminando correos innecesarios: si no puedes hacerlo en el momento por el volumen de correos, hazlo de manera periódica. Dedica un rato a eliminar aquellos correos que ya no necesitas. Esto además proporciona mucha paz mental, lo prometemos.
- Estableciendo reglas automáticas: puedes configurar reglas en tu cliente de correo para que los mensajes se clasifiquen automáticamente en sus carpetas correspondientes.
¿Y si guardo los correos en un disco duro?
Hacer una copia de seguridad de correos de un negocio puede hacerse en un servidor, pero también en un disco duro. Si te va la opción más clásica, aquí tienes algunos consejos:
- Primero, experta los correos a formatos compatibles como .PST, .MBOX o .EML
- Guarda las copias de seguridad en un disco duro externo o en una unidad NAS (unidad de almacenamiento en red)
- Haz backups regulares de ese disco duro, es decir, haz copias de seguridad de lo que has almacenado por si se da un fallo de hardware
Conclusión: haz copia de seguridad de los correos de tu negocio, es fundamental para proteger la información crítica y proteger tu empresa. Asegúrate de que tus correos estén siempre protegidos y accesibles, mejora la eficiencia y simplifica los procesos. Son todo ventajas. Y si necesitas ayuda ya sabes que nuestro equipo de diseño y mantenimiento web correrá rápido a tu rescate.