Ventajas y desventajas de elegir Google Workspace como correo corporativo

A estas alturas del partido, todos estamos de acuerdo en que, si tienes un negocio, debes tener un correo corporativo para comunicarte con tus clientes y proveedores. De hecho, hoy en día, lo normal es que el servicio de hosting que hayas contratado para alojar tu web te ofrezca también una cuenta de correo electrónico.

Tener un correo corporativo es una de las vías más efectivas para hacer marca, además de que mejora la imagen de tu negocio y consigue que se perciba más profesional y confiable. Pero ¿qué plataforma elegir para configurar el e-mail de tu negocio? Pues hoy queremos hablarte de unas las opciones más populares por las que puedes decantarte contándote sus ventajas y desventajas. Continúa leyendo si quieres saber un poco más sobre Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite.

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace es una suite de herramientas y servicios en la nube desarrollada por Google para facilitar la colaboración, comunicación y productividad en entornos laborales. 

Antes denominado G Suite, Google Workspace incluye aplicaciones para ser utilizadas de forma profesional, comenzando por un popular servicio de correo electrónico que es Gmail, pero también otras como Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Slides, Meet…

Este conjunto de aplicaciones y servicios pensados para las empresas permiten a los diferentes equipos trabajar de una forma más coordinada y eficiente. Cada usuario (persona que trabaja en el negocio) tiene una cuenta personal que se puede sincronizar en tiempo real para facilitar también el trabajo en remoto. 

Ventajas de Google Workspace

Por si alguien no ha entendido mucho de lo explicado hasta ahora, Google Workspace, como su nombre indica, es un espacio de trabajo de Google en la nube pensado para las empresas. 

Uno de sus principales servicios es que permite tener cuentas de correo electrónico de Google pero que, en vez de tratarse de direcciones de gmail gratuitas como las que muchas personas particulares tienen (fulanito@gmail.com), son correos de pago con la extensión corporativa de tu empresa (fulanito@positio.es). 

Esta opción presenta ventajas tan importante como:

1.- Integración y colaboración en tiempo real:

La suite está diseñada para favorecer el trabajo colaborativo de los miembros de una empresa. Las aplicaciones como Google Docs, Sheets y Slides permiten que varios usuarios editen el mismo documento simultáneamente, con la posibilidad de dejar comentarios y realizar revisiones. Esta capacidad es especialmente valiosa en equipos que trabajan a distancia o en proyectos colaborativos donde la actualización constante de documentos es clave.

2.- Accesibilidad y movilidad:

Google Workspace es completamente accesible desde la web, lo que significa que no se requiere software específico ni hardware avanzado para acceder a sus funciones. Todo se encuentra en la nube, por lo que los usuarios pueden iniciar sesión en sus cuentas desde cualquier dispositivo y ubicación. Esto mejora la movilidad, facilita el trabajo telemático y permite un flujo de trabajo más flexible.

3.- Seguridad avanzada:

Google Workspace incorpora una serie de medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos corporativos. Incluye verificación en dos pasos, gestión de dispositivos y acceso, así como el cifrado de datos en tránsito y en reposo. Además, Google ofrece un panel de administración centralizado que permite a los administradores gestionar el acceso, las políticas de seguridad y las cuentas de usuario.

4.- Almacenamiento en la nube:

Cada cuenta de Google Workspace viene con una cantidad determinada de almacenamiento en Google Drive, dependiendo del plan contratado. Esto reduce la necesidad de almacenamiento físico y facilita el acceso a los archivos de manera inmediata. En planes avanzados un poco más costosos, el almacenamiento es prácticamente ilimitado, lo que es una ventaja para empresas que manejan grandes volúmenes de datos.

5.- Soporte técnico:

Google ofrece soporte 24/7 para los clientes de Workspace, un recurso valioso en casos de problemas técnicos que afecten la continuidad del negocio. Este soporte puede ser fundamental en contextos empresariales que necesitan tiempos de respuesta rápidos.

Desventajas de Google Workspace

1.- Dependencia de internet:

Dado que Google Workspace funciona en la nube, depende de una conexión a internet estable. En caso de fallos o conexiones lentas, el acceso a los archivos y la comunicación pueden ser inviables o muy complicadas. Esto puede ser una desventaja para empresas en ubicaciones con infraestructura limitada o inestable.

2.- Costos a largo plazo:

Aunque Google Workspace tiene planes económicos para empresas pequeñas, los costos pueden acumularse significativamente a medida que crecen las necesidades de almacenamiento o el número de usuarios. Para organizaciones grandes, esto puede representar una inversión considerable, y muchas empresas encuentran que, con el tiempo, puede ser menos rentable en comparación con soluciones internas.

3.- Limitaciones en aplicaciones de escritorio:

Google Workspace no ofrece versiones de escritorio de sus aplicaciones. Si bien es posible trabajar sin conexión en algunos casos, los usuarios que prefieren aplicaciones de escritorio tradicionales pueden encontrar esto limitante. Además, ciertas funciones avanzadas de edición pueden ser menos robustas en comparación con programas como Microsoft Excel o Word.

Nuestro consejo para mejorar esta opción

El consejo de nuestro equipo de informática y diseño  web en Asturias es que complementes Google Workspace con un servicio de correo externo como Microsoft Office 365 o ProtonMail, aunque siempre dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. Esta opción te ofrece numerosas ventajas como esta:

1. Uso combinado con Microsoft Office 365: Microsoft Office 365 también ofrece una solución de correo electrónico y almacenamiento en la nube, pero sus aplicaciones de productividad (Word, Excel, PowerPoint…) se consideran más avanzadas en ciertas áreas. Para empresas que ya usan estas herramientas de Microsoft, añadir Office 365 puede facilitar la compatibilidad y la integración en lugar de depender completamente de Google Workspace. 
2. ProtonMail para mayor seguridad y privacidad: ProtonMail, un servicio de correo electrónico centrado en la privacidad, ofrece cifrado de extremo a extremo y una infraestructura que asegura que los correos electrónicos solo sean accesibles para los usuarios y no para terceros, incluyendo el propio proveedor. Esta opción puede ser útil para empresas que manejan información sensible o tienen protocolos de privacidad muy estrictos. 

Y en tu negocio, ¿qué opciones barajas para tu servicio de correo electrónico corporativo? Si necesitas asesoramiento profesional, ya sabes que puedes contar con Positio, además de ayudarte en su configuración e integración en tu empresa.